Lo studio chiude alle 19, ma il telefono continua a squillare: chi vuole parlare con il medico, chi chiede di una convenzione, a volte chi sta male davvero. In segreteria telefonica restano messaggi a metà, senza numero o senza nome. Al mattino la segretaria li riascolta uno per uno e non sa da quale cominciare.
Cosa controlli tu
Con sintomi gravi, prima il 112. Il banner rosso avvisa lo studio, ma di notte lo vede solo all'apertura.
Esiti e referti restano al medico. L'assistente prende la richiesta, non dà risultati.
Convenzioni solo da quelle dichiarate. Quello che resta da verificare finisce in una nota per lo studio.
Altri casi simili
La stessa logica di automazione applicata ad altre attività:
Domande frequenti
E se chi chiama sta male davvero?
Se riferisce sintomi gravi, l'assistente dice solo di chiamare il 112 o andare al pronto soccorso, e che se lascia il nome lo fa richiamare da un medico. Nel pannello compare un banner rosso. Non dà consigli e non fa domande sui sintomi. Di notte lo studio vede il banner solo all'apertura, ed è per questo che il 112 viene prima di tutto.
Dà informazioni sugli esiti degli esami?
No. Registra la richiamata per il medico con il motivo che ha detto il paziente. Referti e dati clinici restano allo studio.
Come arrivano le chiamate all'assistente quando siamo chiusi?
Si decide con il centralino dello studio: deviazione fuori orario, a linea occupata o sempre. Va configurato presso di voi, come il pannello dove ritrovare le chiamate della notte.
Il paziente riceve una conferma scritta?
No, oggi l'assistente non manda SMS, WhatsApp né email. A voce gli dice che lo studio lo richiamerà, e la richiamata la fa lo studio partendo dal pannello.
La segreteria telefonica dello studio medico dopo la chiusura
Appena apre lo studio, la segretaria trova nella segreteria telefonica i messaggi della notte: un messaggio senza numero, uno tagliato a metà, uno di qualcuno che chiede di una convenzione. Prima di richiamare deve riascoltarli tutti, e non sa quale sia il più urgente.
A studio chiuso risponde l'assistente. Capisce cosa chiede chi chiama e raccoglie nome, recapito e motivo. Se la persona vuole essere richiamata dal medico, registra la richiesta con le parole del paziente, senza cercare orari e senza dare esiti o referti. Se chiede di una convenzione, risponde solo con quelle che lo studio ha dichiarato e lascia una nota quando la copertura della singola polizza va verificata. Al mattino ogni chiamata è nel pannello, con nome e numero già scritti.
Il caso delicato è chi sta male davvero. Se qualcuno riferisce sintomi gravi, l'assistente dice di chiamare il 112 o andare al pronto soccorso, non fa domande sui sintomi e nel pannello compare un banner rosso, in cima alla lista. Di notte quel banner lo vede solo chi apre lo studio, ed è il motivo per cui il 112 viene detto per primo. Come far arrivare le chiamate all'assistente (fuori orario, a linea occupata o sempre) si decide con il centralino dello studio.
È pensato anche per i medici di famiglia dopo l'ambulatorio e per gli studi dentistici nel fine settimana. Trovi altre automazioni per studi medici e farmacie nella pagina dedicata.