Fatture fornitori smistate al punto vendita giusto
Catena di negozi (ferramenta, materiali edili)
Hai tre negozi e un'amministrazione sola. La fattura del fornitore arriva in sede, spesso senza numero d'ordine, e per capire quale negozio aveva ordinato cosa bisogna aprire il gestionale, cercare l'ordine, confrontare righe e prezzi. Se nessuno lo fa, il costo finisce sul negozio sbagliato e gli sconti concordati si perdono.
Cosa controlli tu
Nessuna fattura con differenze aperte va in pagamento.
Le differenze le decide Carla. Il sistema le trova e le spiega.
Prezzi confrontati con il contratto caricato. Se il contratto non c'è, il prezzo non viene giudicato.
Altri casi simili
La stessa logica di automazione applicata ad altre attività:
Domande frequenti
Serve l'AI per leggere le fatture?
No. La fattura elettronica è un file XML con campi ordinati: righe, prezzi, riferimenti a ordine e bolla si leggono direttamente. L'AI serve solo a spiegare in parole semplici cosa non torna.
Con che gestionale funziona?
Le fatture arrivano dal canale che usate per lo SDI (Aruba, Fatture in Cloud e simili). Gli ordini vanno letti dal gestionale, per esempio Mexal, con un export periodico o con le API dove esistono. Questo va verificato con voi prima di partire.
Cosa succede se non trova l'ordine?
La fattura non viene imputata a nessun negozio: Carla la vede con i negozi possibili e sceglie lei. Se due ordini potrebbero andare bene, li mostra tutti e due.
E i prezzi concordati con il fornitore?
Il confronto usa il listino o il contratto che caricate in anagrafica. Se il contratto non c'è, il prezzo non viene giudicato e il sistema lo segnala.
Gestione fatture fornitori quando i punti vendita sono più di uno
In sede arriva la fattura elettronica del grossista, senza numero d'ordine. I negozi ordinano ognuno per conto suo, quindi per capire chi aveva chiesto quella merce bisogna aprire il gestionale, cercare tra gli ordini e controllare la bolla. Quando manca il tempo la fattura si registra così com'è: il costo finisce sul punto vendita sbagliato e nessuno nota che il prezzo era diverso da quello concordato.
Il sistema legge il file XML che arriva da Aruba o Fatture in Cloud, insieme alla bolla, e da lì capisce dove è stata consegnata la merce. Trova l'ordine del negozio giusto e confronta riga per riga quantità e prezzi con il contratto che hai caricato. Se tutto torna, imputa la fattura al punto vendita e la archivia. Se qualcosa non torna, l'IA spiega le differenze in poche righe, per esempio un prezzo sopra il contratto o un articolo che nell'ordine non c'era.
Davanti a una differenza decide sempre una persona, e finché resta aperta la fattura non va in pagamento. Se il contratto con quel fornitore manca, il prezzo non viene giudicato. Il sistema può preparare il messaggio WhatsApp per il responsabile del negozio e tiene aggiornato il riepilogo.
Serve anche a chi ha più ristoranti con fornitori in comune o a una farmacia con diverse sedi. Altri casi sono tra le automazioni per negozi ed e-commerce.