Rette dei corsi incassate senza rincorrere le famiglie
Scuole di danza e musica, asili privati
Il 10 del mese guardi l'estratto conto e scopri che venti famiglie su centoquaranta non hanno ancora pagato la retta. Ricordarlo a voce all'uscita della lezione mette in imbarazzo te e loro, e intanto gli arretrati crescono. C'è chi se n'è solo dimenticato e chi è in difficoltà, e le due cose vanno trattate in modo diverso.
Cosa controlli tu
Le famiglie in difficoltà le gestisci tu. Basta segnarle una volta e non ricevono messaggi automatici.
Dal secondo mese scrivi o firmi tu. Il sistema ti prepara solo la bozza.
Un pagamento non abbinato non diventa un sollecito. Prima lo controlli tu.
Altri casi simili
La stessa logica di automazione applicata ad altre attività:
Domande frequenti
E se una famiglia ha pagato ma il bonifico non si trova?
Un bonifico con una causale strana, magari fatto dal nonno, finisce in una lista da abbinare a mano. Finché non lo controlli tu, quella famiglia non riceve promemoria.
Con quale banca funziona?
Con qualsiasi banca che permetta di esportare l'estratto conto, anche in Excel. Per il pagamento con il link si usa un servizio come Stripe o Satispay: quale scegliere lo decidiamo insieme, in base a cosa usate già.
Posso escludere alcune famiglie?
Sì. Le famiglie che segni come in difficoltà, o che hanno un accordo per pagare a rate, non ricevono messaggi automatici: il sistema ti ricorda solo di parlarne tu.
Chi decide il tono dei messaggi?
Tu, all'inizio, approvando il modello del primo promemoria. Dal secondo mese il sistema prepara solo una bozza: la mandi, la cambi o chiami tu.
Gestione delle rette nella scuola di danza senza imbarazzi all'uscita
Una volta al mese apri l'estratto conto, lo confronti con l'elenco degli iscritti e ti accorgi che un gruppo di famiglie non ha pagato. Dirlo a voce mentre i bambini escono dalla sala non piace a nessuno, e intanto gli arretrati si sommano. Tra chi non ha pagato c'è chi se n'è dimenticato e c'è chi sta passando un periodo difficile.
Il confronto lo fa il sistema, ogni mese nello stesso giorno: legge l'estratto conto esportato dalla banca (va bene anche in Excel) e i pagamenti arrivati con il link, e li incrocia con gli iscritti. A chi risulta indietro con una sola retta parte su WhatsApp un promemoria gentile, con il link per pagare tramite un servizio come Stripe. Quando il pagamento arriva, la retta risulta saldata e la famiglia riceve un grazie. Il testo del primo promemoria lo approvi tu, una volta, all'inizio.
Dal secondo mese non pagato il sistema prepara soltanto una bozza, che mandi, cambi o sostituisci con una telefonata. Le famiglie che hai segnato come in difficoltà, o con un accordo per pagare a rate, non ricevono messaggi automatici. E un bonifico con una causale strana finisce in una lista da abbinare a mano: finché non lo controlli, quella famiglia non riceve promemoria.
Va bene anche per asili nido privati, scuole di musica con lezioni a pacchetto e società sportive con le quote mensili dei corsi. Trovi altri esempi tra le altre demo.