Documenti e schedine pronti prima che l'ospite arrivi
Hotel, B&B, affittacamere, case vacanze
Ogni ospite va comunicato alla Questura entro 24 ore dall'arrivo, e se la schedina non parte è un reato (art. 17 TULPS: arresto fino a tre mesi o ammenda fino a 206 euro). Per ognuno va anche calcolata la tassa di soggiorno con le regole del tuo Comune. Oggi vuol dire fotocopie al banco quando arrivano tutti insieme, dati ricopiati a mano sul portale e, a fine mese, il conto della tassa rifatto da capo.
Cosa controlli tu
Alla Questura non parte niente senza una firma. La sera controlli e firmi in blocco.
Le foto dei documenti non restano in giro. Servono per la schedina, poi vengono cancellate.
Le regole della tassa sono quelle del tuo Comune. Le imposti una volta e le cambi tu quando cambiano.
Altri casi simili
La stessa logica di automazione applicata ad altre attività:
Domande frequenti
Si collega davvero ad Alloggiati Web?
Sì. La Polizia di Stato offre un servizio web per l'invio delle schedine, lo stesso che usano i gestionali, e si usa con le credenziali della tua struttura. Nessuna schedina parte senza la tua firma serale.
E il portale della tassa di soggiorno?
Cambia da Comune a Comune e spesso non accetta caricamenti automatici. Il sistema prepara il riepilogo con presenze, esenti e importo; caricamento e versamento li fai tu o il commercialista. Tariffa ed esenzioni le imposti una volta dal regolamento del tuo Comune.
Dove finiscono le foto dei documenti?
Servono a compilare la schedina e poi vengono cancellate. Restano la schedina inviata e la ricevuta.
E se l'ospite non carica niente?
Riceve un solo promemoria il giorno prima. Se non carica, il documento si fotografa al banco all'arrivo e da lì il percorso è lo stesso.
Alloggiati Web automatico, con le schedine da firmare la sera
Le schedine per la Questura si fanno quasi sempre nel momento meno comodo: al banco, con gli ospiti in fila e il portale aperto sul computer, ricopiando nomi e numeri di documento uno alla volta. Poi c'è la tassa di soggiorno, che segue le regole del tuo Comune, esenzioni comprese, e a fine mese va ricontata.
Con Alloggiati Web in automatico questo lavoro si sposta prima dell'arrivo. Quando entra una prenotazione da Booking, Airbnb o via mail, l'ospite riceve su WhatsApp un link per caricare le foto dei documenti. Il sistema le legge, confronta nomi e scadenze con la prenotazione e chiede un'altra foto se una è sfocata. Poi prepara le schedine e calcola la tassa per ogni ospite. Chi non carica niente lo registri all'arrivo come hai sempre fatto, e i dati che non tornano finiscono a te.
La sera controlli e firmi in blocco, perché senza firma alla Questura non parte niente. Le foto dei documenti servono solo per la schedina e poi vengono cancellate, e a fine mese il riepilogo della tassa è pronto su Excel per il portale del Comune.
Aiuta soprattutto dove al banco non c'è nessuno, come nelle case vacanze con la cassetta delle chiavi, o dove arrivano gruppi con molti passaporti stranieri. Trovi altri casi nelle automazioni per hotel e strutture ricettive.