«Possiamo vederci giovedì alle 15?» Per rispondere bisogna aprire l'agenda del collega, controllare, scrivere, mettere l'appuntamento in calendario e ricordarsi di avvisare il cliente il giorno prima. Se l'orario è occupato si va avanti e indietro per email.
Cosa controlli tu
Conferme automatiche solo a contatti verificati. Per un indirizzo nuovo la conferma è una bozza.
Solo orari davvero liberi. Conta apertura dello studio, chiusure e agenda del professionista.
Promemoria nelle ore giuste. Lo studio sceglie quante ore prima e la fascia in cui non si manda niente.
Altri casi simili
La stessa logica di automazione applicata ad altre attività:
Domande frequenti
Si collega a Google Calendar o a Outlook?
Oggi no: gli appuntamenti stanno nel calendario del sistema, con gli orari dello studio e la disponibilità di ogni professionista. Il collegamento con il calendario che usate già va valutato insieme.
Quando parte il promemoria?
24 ore prima di base; lo studio può cambiare le ore e, se lo permette, ognuno per i suoi appuntamenti. Tra le 21 e le 8 non parte niente: il promemoria si sposta prima o dopo quella fascia. Va solo a un contatto verificato e, se qualcuno l'ha già mandato a mano, non riparte.
E se il cliente non è un contatto verificato?
La conferma diventa una bozza con l'orario già controllato. L'appuntamento entra in calendario quando il professionista preme Invia.
Può spostare o annullare un appuntamento?
Sì, se il cliente lo chiede per email il sistema propone o conferma il nuovo orario con le stesse regole. Dal calendario il professionista sposta o annulla quando vuole.
Prenotazione appuntamenti nello studio commercialista, via email
Fissare un incontro con un cliente sembra la cosa più semplice dello studio, finché l'orario che propone non è libero. Da lì comincia il rimbalzo di email, e intanto qualcuno deve anche ricordarsi di metterlo in calendario e di avvisarlo il giorno prima.
Il sistema legge la richiesta arrivata su Gmail o Outlook, riconosce il cliente e capisce giorno e ora, anche quando sono scritti a parole. Poi guarda l'agenda del professionista tenendo conto degli orari di apertura e delle chiusure dello studio. Se l'orario è libero conferma, con l'indirizzo dello studio, e mette l'appuntamento nel calendario. Se è occupato risponde proponendo tre orari liberi. Il giorno prima parte il promemoria con data, ora e indirizzo. Per capire le email usa un modello di IA come Claude, ChatGPT o Gemini.
Le conferme automatiche vanno solo ai contatti già verificati: se scrive un indirizzo nuovo, la risposta resta una bozza che qualcuno dello studio legge prima di mandare. Lo studio decide anche quante ore prima arriva il promemoria e in quale fascia non si manda niente.
Serve a qualunque ufficio dove gli incontri si chiedono per email, dai consulenti del lavoro alle agenzie assicurative con i rinnovi. Trovi altri esempi tra le automazioni per lo studio commercialista.