«Vi mando le fatture di ottobre.» Ogni mese arrivano decine di mail così. Qualcuno deve rispondere che sono arrivate, salvare ogni allegato nella cartella giusta del cliente e ricordarsi di non mandargli più il sollecito. Basta saltare un passaggio e il cliente si sente chiedere una cosa che ha già mandato.
Cosa controlli tu
Le cartelle restano quelle dello studio. Il sistema sceglie solo fra cartelle che esistono già, così come sono, refusi compresi.
Solo da contatti verificati. Da un indirizzo mai visto gli allegati restano nella richiesta e li guarda una persona.
Arrivato non vuol dire controllato. «Ricevuto · da verificare» diventa «Verificato» solo con il clic di un collaboratore.
Altri casi simili
La stessa logica di automazione applicata ad altre attività:
Domande frequenti
Devo riorganizzare le cartelle del server?
No. Il sistema sceglie tra le cartelle che lo studio ha già e le riconosce dal significato, anche con numeri, maiuscole o refusi diversi da un cliente all'altro. Non crea cartelle nuove.
E se sbaglia cartella o sovrascrive un file?
Salva un file da solo solo quando è molto sicuro della cartella; negli altri casi lo lascia nella richiesta e lo salva una persona. Non sovrascrive mai: se il nome c'è già, il file nuovo diventa _v2. E non cancella niente dal server.
Basta che il file arrivi perché il documento sia «a posto»?
No. Il documento passa a «Ricevuto · da verificare» e la verifica la fa un collaboratore. Il riconoscimento è prudente: per esempio un solo estratto conto non spunta due voci di banche diverse.
Con che posta e che server funziona?
Con le caselle email dello studio e con la cartella condivisa del server, che il sistema deve poter raggiungere in lettura e scrittura. Come collegarli si decide insieme allo studio prima di partire.
Come funziona l'archiviazione dei documenti che mandano i clienti
A inizio mese la casella dello studio si riempie di allegati. Fatture estere, ricevute, estratti, ognuno con un nome diverso e spesso senza una riga di spiegazione. Salvarli è facile, il guaio è quando uno resta nella posta e il cliente riceve il sollecito per un documento che ha già mandato.
L'automazione legge la mail su Gmail o Outlook, riconosce il cliente e capisce che sta mandando documenti. Gli risponde subito che sono arrivati, poi sceglie la cartella giusta sul server dello studio e salva i file. Se in quella cartella c'è già un file con lo stesso nome, ne salva una nuova versione accanto. Nella lavorazione del mese la voce passa a «Ricevuto · da verificare» e il cliente esce dai solleciti. Per leggere le mail e i nomi dei file usa un modello di IA come Claude, ChatGPT o Gemini.
Le cartelle restano quelle che avete, così come sono, refusi compresi: il sistema sceglie solo fra quelle che esistono già. Se la cartella è incerta, o se gli allegati arrivano da un indirizzo mai visto, li salva una persona. E un documento diventa «Verificato» solo quando un collaboratore lo apre e lo segna.
Lo schema funziona anche per consulenti del lavoro, studi legali e amministratori di condominio che ricevono carte da archiviare per cliente o per stabile. Altri esempi tra le automazioni per commercialisti.