Il cliente chiede dov'è l'ordine, la risposta è pronta
Distributori e aziende che vendono a clienti abituali
«Dov'è il mio ordine?», «Mi rimandate la fattura di marzo?», «Avete a magazzino il collettore da un pollice?» Imprese e idraulici scrivono per email, su WhatsApp e dal sito, e per ognuna qualcuno deve aprire il gestionale, cercare, copiare e rispondere. Quando la casella è piena, l'impresa con il cantiere fermo aspetta come tutti gli altri.
Cosa controlli tu
Reclami, prezzi e clienti arrabbiati passano da una persona.
Date e numeri vengono dal gestionale. L'AI scrive il testo, i dati li legge.
Decidi tu cosa parte da solo. Si comincia approvando tutto e si allarga quando ti fidi.
Altri casi simili
La stessa logica di automazione applicata ad altre attività:
Domande frequenti
Funziona con il mio gestionale?
Con Odoo il collegamento è diretto. Con TeamSystem e Zucchetti va verificato caso per caso; se non c'è un accesso, si lavora su un'esportazione degli ordini aggiornata più volte al giorno.
E se l'AI scrive una data sbagliata?
Date, numeri d'ordine e spedizioni vengono letti dal gestionale e dal corriere, non scritti dall'AI. Se nella bozza compare un dato diverso da quelli letti, la bozza si blocca.
Le risposte partono da sole?
Si comincia approvandole tutte. Quando ti fidi puoi lasciar partire da sole le domande semplici; reclami, prezzi e clienti arrabbiati passano sempre da una persona.
Serve un numero WhatsApp nuovo?
Serve un account WhatsApp Business API. Di solito si può usare il numero che avete già, togliendolo dall'app WhatsApp sul telefono: lo verifichiamo insieme.
Risposte automatiche ai clienti con i dati del gestionale
In un distributore la giornata si riempie di domande uguali: a che punto è l'ordine, mi rimandi la bolla, avete quel raccordo a magazzino. Per ognuna bisogna aprire il gestionale, trovare il documento, guardare il sito del corriere e scrivere due righe. Mentre lo fai, la mail dell'impresa con il cantiere fermo scivola in fondo alla casella insieme alle altre.
Con questa automazione le richieste che arrivano da Gmail o Outlook, da WhatsApp e dal modulo del sito finiscono in una lista sola. Il sistema riconosce chi scrive, capisce cosa chiede e anche se è arrabbiato. Per lo stato di un ordine cerca i dati nel gestionale (con Odoo il collegamento è diretto, con TeamSystem e Zucchetti si verifica caso per caso) e sul sito del corriere, poi prepara la risposta. L'IA scrive il testo, mentre date, numeri d'ordine e spedizioni vengono letti dalle fonti: se nella bozza compare un dato diverso, la bozza si ferma.
All'inizio approvi tutto tu. Quando ti fidi puoi lasciar partire da sole le domande semplici, e reclami, prezzi e clienti irritati arrivano comunque a una persona con un riassunto.
Altri processi di questo tipo sono nella pagina sull'automazione dei processi aziendali. La stessa impostazione va bene per il grossista alimentare che risponde ai bar sulle consegne, per un negozio online alle prese con spedizioni e resi o per una ditta di ricambi che rimanda copie di fatture.