Automazione dei processi aziendali per PMI, con l'intelligenza artificiale

Cos'è l'automazione dei processi aziendali, in parole semplici

Un processo aziendale è un lavoro che si ripete sempre nello stesso modo: arriva una richiesta, qualcuno cerca un dato, scrive una risposta, segna qualcosa in un foglio, si ricorda di richiamare. Automatizzarlo vuol dire far fare a un sistema i passaggi meccanici, cioè leggere, cercare, copiare, ricordare, e lasciare alle persone quelli in cui serve giudizio.

Fino a qualche anno fa si automatizzava solo quello che aveva regole rigide e dati ordinati. Con l'intelligenza artificiale si possono trattare anche i messaggi delle persone: la mail di un cliente, un vocale su WhatsApp, un PDF allegato, una recensione. Per questo oggi ha senso anche per una PMI, dove buona parte del lavoro passa da messaggi e documenti, non da database.

Quali processi conviene automatizzare per primi

Quelli che si ripetono spesso, seguono regole che sapresti spiegare a un nuovo collaboratore e usano dati che sono già in un programma. Le demo di questa pagina coprono i più comuni:

• clienti e telefono: rispondere a «dov'è il mio ordine?» con i dati del gestionale, prendere le chiamate che non riesci a prendere, mandare i promemoria degli appuntamenti;
• preventivi: rispondere subito a chi chiede un preventivo dal sito e ricordare con garbo quelli rimasti senza risposta;
• amministrazione: abbinare i movimenti della banca alle fatture, preparare i solleciti, tenere d'occhio corsi, visite e revisioni in scadenza, ricevere i numeri della settimana il lunedì mattina;
• reputazione e procedure: chiedere la recensione a ogni cliente, preparare i post dalle foto, rispondere a chi è in reparto con le schede e le procedure dell'azienda.

Un buon primo processo ha un costo che si vede oggi, in ore o in occasioni perse, e un risultato facile da controllare. Ne parliamo più a fondo nella guida su come scegliere il primo processo da automatizzare.

Dove serve l'intelligenza artificiale e dove bastano regole fisse

Non tutto va affidato all'IA, e nelle nostre automazioni le due cose stanno separate. I conti li fanno formule fisse: nel report del lunedì i numeri vengono calcolati, mentre l'IA sceglie cosa raccontarti e risponde alle tue domande. Nel recupero crediti l'abbinamento tra banca e fatture segue regole precise, e l'IA prepara il testo del sollecito. Nelle risposte ai clienti date e numeri vengono letti dal gestionale; l'IA scrive solo il testo intorno.

L'intelligenza artificiale serve dove c'è da capire un testo: cosa chiede davvero una mail, di quale cliente è un messaggio, quale documento contiene la risposta a una domanda. È anche il punto in cui può sbagliare, ed è per questo che quello che legge resta da controllare quando conta.

Cosa resta alle persone

In ogni demo c'è una sezione «Cosa controlli tu», e le regole si somigliano. I reclami, i prezzi e i clienti arrabbiati passano da una persona. Dal secondo sollecito decide qualcuno dell'amministrazione, e diffide e avvocati restano al titolare. Sulla banca il sistema ha solo accesso in lettura: non può fare bonifici né spostare soldi. Nessuna risposta pubblica a una recensione e nessun post escono senza approvazione. L'assistente telefonico dice sempre di essere automatico e passa subito le urgenze.

All'inizio si approva quasi tutto. Quali messaggi possono partire da soli lo scriviamo insieme prima dell'avvio, e quando ti fidi l'elenco si può allargare.

Con quali programmi lavora

Con quelli che usi già, di solito senza cambiarli: Gmail o Outlook, WhatsApp, Excel o Google Sheets, Google Calendar, il gestionale o il programma di fatturazione, il CRM se c'è. Nelle demo compaiono per esempio Fatture in Cloud, TeamSystem, Zucchetti, Odoo, HubSpot, Google Drive e Microsoft Teams.

Prima del preventivo verifichiamo programma per programma se offre un collegamento diretto, quali dati si possono esportare, con quali permessi e se la licenza lo consente. Quando il collegamento diretto non c'è, ti diciamo quale alternativa resta, come un file esportato o una casella dedicata, e cosa comporta.

Tempi e costi

Per un primo processo la stima orientativa è di 6–12 settimane, che possono allungarsi se ci sono molti programmi da collegare, dati da mettere in ordine o molti casi particolari. Il motivo è spiegato nella guida su quanto tempo ci vuole per automatizzare un processo.

Il costo ha tre parti: l'avvio (analisi, collegamenti, prove con il tuo team, messa in funzione), con un preventivo a tariffa fissa dopo la call; i costi d'uso dei servizi, che dipendono da quanti messaggi e documenti passano; l'assistenza, concordata prima dell'avvio. Se cerchi il servizio nel suo insieme, trovi come lavoriamo nella pagina sulla consulenza per l'intelligenza artificiale.