Per sapere chi non ha pagato bisogna mettere l'estratto conto accanto alle fatture, e lo si fa a fine mese se va bene. Poi c'è il sollecito da scrivere: troppo morbido non serve, troppo duro rovina un cliente di dieci anni. Così si rimanda, e i soldi restano fuori.
Cosa controlli tu
Sulla banca solo lettura. Il sistema non può fare bonifici né spostare soldi.
Dal secondo sollecito decide una persona. Da soli partono solo i promemoria gentili.
Diffide e avvocati restano a te.
I clienti che segni come speciali non ricevono messaggi automatici.
Altri casi simili
La stessa logica di automazione applicata ad altre attività:
Domande frequenti
Il sistema può fare bonifici?
No. Sulla banca ha accesso in sola lettura, tramite un servizio di open banking autorizzato o l'estratto conto scaricato. Legge i movimenti, non sposta soldi.
Il mio programma di fatturazione è già collegato alla banca: serve lo stesso?
Molti programmi, come Fatture in Cloud, hanno già il collegamento con la banca. Se c'è si parte da quello e si aggiungono i solleciti.
E se sollecito un cliente che ha già pagato?
Il sollecito si prepara solo sulle fatture senza un incasso abbinato. Gli incassi dubbi, per esempio un pagamento parziale, restano a una persona e fermano i solleciti su quella fattura.
Chi decide il tono dei solleciti?
Tu. Da soli partono solo i promemoria gentili sulle fatture scadute da poco. Dal secondo sollecito approva una persona, e diffide e avvocati restano a te.
Recupero crediti dai clienti partendo dall'estratto conto
Chi fattura a trenta o sessanta giorni conosce il pomeriggio passato con l'estratto conto in una finestra e l'elenco delle fatture nell'altra. È un controllo noioso e si fa tardi. Quando finalmente salta fuori il ritardo, bisogna anche trovare le parole giuste per un cliente che magari lavora con te da anni.
Il sistema riceve ogni mattina i movimenti del conto, in sola lettura tramite un servizio di open banking o dall'estratto conto scaricato, e li abbina alle fatture del programma che usate, come Fatture in Cloud o TeamSystem. I movimenti che non tornano li lascia a una persona. Per le fatture senza incasso guarda a che punto siete: il primo promemoria gentile può partire da solo, i solleciti successivi li prepara l'IA e li approva chi segue l'amministrazione prima dell'invio con Gmail. Se il cliente propone di pagare a rate, il piano lo confermi tu e il sistema controlla ogni rata sui movimenti della banca.
Bonifici non ne può fare, e un pagamento parziale blocca i solleciti su quella fattura finché qualcuno non lo guarda. Diffide e avvocati restano a te, e i clienti che segni come speciali non ricevono messaggi automatici.
Serve allo studio tecnico con parcelle arretrate come al grossista con tanti bar e ristoranti da seguire. Per altri lavori di amministrazione c'è la pagina sull'automazione dei processi aziendali.