Un cliente chiede «quanto ho versato a giugno?» e per rispondere bisogna aprire la sua cartella, trovare la dichiarazione giusta, poi l'F24, magari la mail con la quietanza. Si perde più tempo a cercare che a rispondere, e intanto la mail aspetta.
Cosa controlli tu
L'Assistente risponde a te, non al cliente. Riporta cosa c'è nei documenti e non dà pareri: la mail al cliente la scrive e la manda il professionista.
Ogni dato ha la sua fonte. Se un numero non si trova, la risposta lo dice e indica dove ha cercato.
Sola lettura. L'Assistente apre i file del server ma non li modifica, e vede solo le comunicazioni che chi chiede può leggere.
Altri casi simili
La stessa logica di automazione applicata ad altre attività:
Domande frequenti
Devo copiare i file da qualche parte?
No. L'Assistente esplora le cartelle del server così come sono, senza copiarle in un indice. Cerca per significato solo nelle comunicazioni dell'ultimo anno e nella Biblioteca dello studio.
Può sbagliare un numero?
Può capitare, per questo ogni dato porta il numero della fonte e il file si apre con un clic. Se non trova un'informazione lo scrive e dice dove ha cercato, e se due documenti si somigliano segnala il dubbio.
Risponde lui al cliente?
No. L'Assistente risponde al professionista e non dà pareri fiscali: riporta cosa c'è nei documenti. La mail al cliente la scrive, la approva e la manda il professionista.
Chi può vedere cosa?
L'Assistente ha accesso in sola lettura ai file e vede solo le comunicazioni che chi fa la domanda può leggere. I modelli di AI girano su Azure in una region europea.
Un assistente AI per commercialisti che cerca nei file del cliente
Quando un cliente chiede quanto ha già pagato, la risposta di solito è in studio. Sta in una dichiarazione, in un F24, in una mail con la quietanza allegata. Quello che porta via tempo è ritrovarla, nella cartella giusta e nella versione giusta.
L'Assistente lavora per il professionista. Quando arriva una domanda che riguarda le imposte del cliente, il sistema la lascia a chi segue la pratica e prepara già la domanda da fare all'Assistente. Lui apre i file del cliente sul server, cerca nelle comunicazioni scambiate su Gmail o Outlook e risponde con i numeri, citando per ognuno il documento da cui arriva. Se trova due documenti simili lo dice. Se un dato non c'è, scrive dove ha cercato. Sotto c'è l'IA.
Con quella risposta il professionista prepara la mail al cliente: allega l'F24 alla bozza, la fa riscrivere con un paio di indicazioni, la rilegge e la manda dalla sua casella. L'Assistente non dà pareri e non scrive al cliente. Apre i file in sola lettura e vede solo le comunicazioni che chi chiede può già leggere.
Serve allo stesso modo a consulenti del lavoro, studi legali e amministratori di condominio, quando prima di rispondere bisogna sapere cosa c'è già nel fascicolo. Altri esempi tra le automazioni per studi professionali.