Prima di ogni scadenza c'è da rincorrere chi non ha mandato le fatture che nell'archivio non ci sono, chi si è dimenticato l'estratto conto, chi manda una foto illeggibile. Sono ore di messaggi tutti uguali, proprio nei giorni in cui il lavoro vero è di più.
Cosa controlli tu
I messaggi delicati sono tuoi. Su rateizzazioni, avvisi e contenziosi aperti non parte niente da solo. Il blocco vale per quella pratica, non per tutto il cliente, salvo una regola diversa dello studio.
Le regole le decidi tu. Quali messaggi partono da soli e quali aspettano il tuo sì.
Nessun dato va in contabilità da solo. Un file ricevuto non è un documento validato: quello che il sistema legge resta da controllare finché non lo conferma una persona dello studio.
Al massimo due messaggi per documento, poi il cliente passa a una persona.
Altri casi simili
La stessa logica di automazione applicata ad altre attività:
Domande frequenti
Come sa cosa manca a ogni cliente?
Confronta la lista dei documenti di ogni cliente con quello che è già in archivio e con i fornitori che tornano ogni mese. Quanto si riesce a leggere dall'archivio del gestionale si verifica con lo studio; dove non si può, la lista sta su un foglio condiviso.
I clienti con situazioni delicate ricevono messaggi automatici?
No. Su rateizzazioni, avvisi dell'Agenzia e contenziosi aperti i messaggi su quella pratica passano a una persona. Il blocco vale per la pratica, non per tutto il cliente, salvo una regola diversa dello studio.
Registra le fatture in contabilità?
No. Legge i documenti per capire cosa sono e dove archiviarli, e i dati letti restano da controllare. La registrazione, e per le fatture estere l'integrazione, la fa il collaboratore.
Quanti solleciti riceve un cliente?
Al massimo due per documento. Dopo il secondo il cliente finisce nella lista del collaboratore, da chiamare.
Raccolta documenti dei clienti prima di ogni scadenza fiscale
A ridosso di una liquidazione IVA, in studio si passano mattinate a scrivere lo stesso messaggio con poche varianti: mi manda le fatture del mese, manca l'estratto conto, questa foto non si legge. Tenere a mente chi ha già mandato cosa diventa un lavoro a parte.
Ogni mattina il sistema guarda lo scadenzario e, per i clienti interessati, confronta la lista dei loro documenti con quello che è già in archivio: sul gestionale, TeamSystem o Zucchetti, dove si riesce a leggerlo, altrimenti su un foglio condiviso. Al cliente chiede solo il documento che manca, per mail o su WhatsApp. Se non risponde manda un sollecito, poi lo passa a un collaboratore da chiamare. Quando i file arrivano li legge con un modello di IA come Claude, ChatGPT o Gemini, li archivia nella cartella giusta e aggiorna la lista dello studio. Un file illeggibile lo guarda una persona.
Su rateizzazioni, avvisi dell'Agenzia o contenziosi aperti non parte nessun messaggio automatico per quella pratica. Quello che il sistema legge resta da controllare, e la registrazione in contabilità la fa un collaboratore dello studio.
Lo stesso giro va bene per raccogliere spese mediche e ricevute del 730, o per un consulente del lavoro che chiede presenze e giustificativi alle aziende. Trovi altri casi tra le automazioni per studi professionali e commercialisti.