Il cliente inoltra la lettera dell'Agenzia delle Entrate con un «devo preoccuparmi?». L'email finisce in mezzo alle altre, qualcuno la apre, il termine è scritto in giorni dal ricevimento e nessuno lo segna. Ve ne ricordate quando il cliente richiama.
Cosa controlli tu
Nessun parere al cliente. Sulle lettere degli enti il sistema conferma solo la ricezione, e solo se un professionista la invia.
La data la conferma il professionista. Quella calcolata resta segnata come tale.
L'attività la crea una persona. Il sistema propone cosa fare e chi potrebbe farlo.
Altri casi simili
La stessa logica di automazione applicata ad altre attività:
Domande frequenti
Il sistema risponde al cliente sul merito della lettera?
No. Le comunicazioni di enti sono sempre Solo manuale: il sistema prepara solo una conferma di ricezione, che parte quando il professionista preme Invia.
Da dove prende la data di scadenza?
Dalla lettera. Se il termine è in giorni dal ricevimento, conta da quando arriva l'email, perché la data di notifica non sempre la conosce. Per questo la data resta «da confermare» finché un professionista non la controlla e la conferma.
Si collega alla PEC o al Cassetto fiscale?
No. Oggi la lettera arriva quando il cliente la inoltra per email. Collegare la PEC dello studio è una cosa da valutare insieme, non è nel prodotto.
Chi decide a chi va l'attività?
Una persona. Il sistema propone l'attività con la data e il riassunto della lettera, il professionista sceglie l'assegnatario e preme «Crea attività». L'attività compare nelle lavorazioni dello studio, collegata all'email del cliente.
Cosa succede agli avvisi dell'Agenzia che i clienti ti inoltrano
In studio va spesso così: il cliente gira la lettera arrivata in PEC, aggiunge una riga preoccupata e la mail finisce in mezzo a fatture e solleciti. Chi la apre pensa che se ne stia occupando un collega. Il termine poi è scritto in giorni dal ricevimento, quindi in agenda non c'è nessuna data da segnare.
Con questa automazione la mail arriva da Gmail o Outlook a un sistema che riconosce il cliente, legge il PDF allegato e capisce che tipo di comunicazione è. Se il mittente è nuovo, decide lo studio cosa farne. Per le lettere degli enti il livello è sempre manuale: il sistema propone un'attività con la scadenza calcolata, segnata come calcolata, e scrive la domanda da girare all'assistente interno dello studio. Quando sulla lettera il termine manca, lo segnala. Per leggere i documenti usa un modello di IA come Claude, ChatGPT o Gemini.
Il resto lo fate voi. Un professionista sceglie a chi assegnare il lavoro e crea l'attività, chi la riceve guarda la data della PEC e conferma la scadenza giusta. Al cliente arriva solo una conferma di presa in carico, mandata da una persona dello studio, senza pareri sul merito della lettera.
Lo stesso schema va bene a chiunque riceva dai clienti atti e avvisi da smistare, dai consulenti del lavoro con l'INPS agli amministratori di condominio. Ci sono altri esempi tra le automazioni per studi professionali.