Una richiesta per un gruppo vale quanto una settimana di prenotazioni normali, ma per rispondere bisogna mettere insieme camere, sala, pasti e trasferimenti, e ci vuole mezza giornata. Nel frattempo chi ha chiesto ha scritto anche ad altre tre strutture.
Cosa controlli tu
Nessun preventivo parte senza la tua firma.
I prezzi vengono dal tuo listino gruppi. Sconti e voci nuove li decidi tu.
Le camere tenute si liberano da sole se il cliente non conferma.
Altri casi simili
La stessa logica di automazione applicata ad altre attività:
Domande frequenti
Da dove prende i prezzi?
Dal tuo listino gruppi, anche un semplice foglio Excel. L'AI non decide i prezzi: se una voce manca, resta vuota e la compili tu.
Mette le camere in opzione nel gestionale?
Solo se il gestionale ha un collegamento aperto. Altrimenti ti ricorda di farlo a mano.
E se il cliente chiede uno sconto?
Sconti oltre la soglia che hai fissato e voci fuori listino arrivano a te con il margine calcolato. Il preventivo non parte finché non lo completi.
L'IVA è giusta?
Usa l'aliquota che hai indicato per ogni voce del listino, per esempio 10% per alloggio e pasti e 22% per la sala. Le aliquote le controlli tu o il commercialista quando imposti il listino.
Come preparare un preventivo gruppi per hotel in giornata
La mail arriva di martedì: un'azienda cerca camere per un ritiro di due giorni, la sala per una mattina e una cena per tutti. Per rispondere bene devi controllare le date, aprire il listino gruppi, sommare camere, sala e pasti, ricordarti che l'IVA cambia da una voce all'altra e mettere tutto in un documento presentabile. Chi ha chiesto, intanto, ha scritto anche ad altre strutture.
Questa automazione legge la richiesta arrivata su Gmail o Outlook e capisce cosa serve: quante persone, quante camere, per quali notti, se servono sala e pasti. Controlla che camere e sala siano libere, fa i conti con il listino gruppi che tieni in Excel o Google Sheets e prepara un preventivo in PDF. Può metterci due opzioni da confrontare; nella demo sono due soluzioni diverse per la cena.
Prima che parta, il preventivo lo rileggi e lo firmi. Le voci che nel listino non ci sono, come uno sconto o una richiesta particolare, le completi tu. Dopo l'invio le camere restano tenute per il cliente e si liberano da sole se lui non conferma; se la risposta tarda, il sistema prepara un promemoria.
È pensata per agriturismi e hotel con una sala, e regge anche il caso del B&B che affitta tutta la casa a una squadra o a un gruppo di amici. Altri esempi sono nella pagina sulle automazioni per hotel e strutture ricettive.