«Non trovo l'F24 dell'IVA di agosto, me lo rimandate?» Richieste così arrivano ogni giorno, per mail e su WhatsApp. Il file c'è già: il tempo se ne va a cercarlo, a controllare che sia la versione giusta e a riscrivere sempre la stessa risposta.
Cosa controlli tu
Ogni invio passa da una persona.
L'AI non calcola imposte. Rimanda solo F24 che lo studio ha già preparato e approvato.
Solo recapiti autorizzati. Un documento non parte mai verso un indirizzo sconosciuto, né per una società che non è la sua.
«Ho pagato» non vuol dire pagato. Ferma il promemoria e apre una verifica per un collaboratore. Chi ha l'addebito già disposto dallo studio non lo riceve.
Altri casi simili
La stessa logica di automazione applicata ad altre attività:
Domande frequenti
Con quale gestionale funziona?
Parte dall'archivio dove lo studio salva gli F24 già preparati, di solito una cartella sul server con i PDF esportati dal gestionale. Se il gestionale ha un'esportazione o un collegamento lo si usa, ma va verificato programma per programma: nessun collegamento è dato per scontato.
E se manda l'F24 sbagliato?
Non parte niente senza l'approvazione di un collaboratore. In più il sistema si ferma da solo se non trova il file o se nella bozza compare un importo diverso da quello del registro. Se trova due versioni per lo stesso periodo (F24 sostituito) o un documento con più righe, le mette a confronto: la scelta è del collaboratore, non è mai definitiva da sola.
Calcola o corregge gli importi?
No. Rimanda solo F24 che lo studio ha già preparato e approvato. Richieste come «mi preparate l'F24?» o gli avvisi dell'Agenzia vanno a una persona.
E se scrive un indirizzo che non conosciamo?
Il documento non parte. Il messaggio va al collaboratore, che decide se il mittente è davvero il cliente. Lo stesso se il recapito è di un referente che segue più società: il sistema prepara la domanda «per quale società?» e la fa approvare.
Chi paga l'F24: il cliente o lo studio?
Il sistema lo legge dal registro. Se l'addebito è già disposto dallo studio non prepara nessun promemoria; se paga il cliente, prepara il promemoria secondo le regole dello studio.
Reinvio F24 ai clienti senza cercare il file ogni volta
Il cliente ha cancellato la mail, oppure l'ha girata all'amministrazione e adesso non la trova più. Scrive allo studio per riavere l'F24 e chiede quando scade. Chi legge il messaggio apre l'archivio, cerca la cartella, controlla di prendere l'ultima versione e riscrive la solita risposta.
Il sistema legge le richieste che arrivano per mail o su WhatsApp e riconosce il cliente dal recapito. Se il recapito è di un referente che segue più società, prepara la domanda su quale società intende. Con l'IA capisce che si tratta di un semplice reinvio, cerca nell'archivio dello studio l'F24 già approvato, di solito tra i PDF esportati da TeamSystem, Zucchetti o un altro gestionale, e prepara la risposta con il file allegato. Il collaboratore approva, la mail parte e nello storico resta chi l'ha approvata. Se per lo stesso periodo ci sono due versioni, le mette a confronto e la scelta resta alla persona. Le richieste di un F24 nuovo e gli avvisi dell'Agenzia vanno subito a un collaboratore.
Gli importi il sistema non li tocca e rimanda solo quello che lo studio ha già preparato. Verso un indirizzo sconosciuto non parte nessun documento, e se il cliente scrive di aver pagato, il promemoria si ferma e un collaboratore verifica.
Un consulente del lavoro che rimanda cedolini e CU riceve richieste molto simili. Per altri casi guarda le automazioni per studi professionali e commercialisti.