Il sabato alle sei il telefono suona e WhatsApp si riempie proprio mentre prepari la sala. Rispondi a metà, segni il tavolo su un foglio, e il seggiolone o l'allergia te li ricordi solo se ti va bene. Il tavolo da quattro che poi non si presenta lo scopri alle nove, quando è tardi per darlo a qualcun altro.
Cosa controlli tu
Gruppi e serate private sono tuoi. Da 8 persone in su il sistema raccoglie i dati e ti passa la richiesta.
L'allergia la ricorda, non la garantisce. Al tavolo il cameriere la chiede di nuovo.
Decidi tu quanto lasciargli fare. All'inizio puoi approvare ogni conferma, poi solo i casi fuori regola.
Si presenta come assistente del locale. Il cliente sa che sta scrivendo a un sistema automatico.
Altri casi simili
La stessa logica di automazione applicata ad altre attività:
Domande frequenti
Funziona con TheFork o con il mio gestionale di sala?
Con un foglio condiviso o Google Calendar funziona subito. TheFork Manager e gli altri gestionali di sala non hanno tutti un collegamento aperto per scrivere le prenotazioni: lo verifichiamo con il tuo prima di partire.
E se conferma un tavolo che non c'è?
Conferma solo quello che trova libero in agenda. Se l'orario scritto nel messaggio non coincide con l'agenda, il messaggio si ferma e arriva a te. All'inizio puoi approvare tu ogni conferma e allargare le regole quando ti fidi.
Le allergie le gestisce lui?
Le ricorda e le passa alla cucina come nota, ma su un'allergia nuova non rassicura mai il cliente: quella richiesta arriva a te. Al tavolo il cameriere la chiede comunque.
Risponde anche al telefono?
Si può aggiungere un assistente vocale che risponde e trascrive la richiesta, ma va provato sul numero del locale prima di prometterlo. WhatsApp invece funziona dal primo giorno.
Prenotazioni del ristorante su WhatsApp mentre prepari la sala
Le prenotazioni arrivano quando sei più occupato, il sabato pomeriggio con i tavoli da apparecchiare. Su WhatsApp i messaggi si accumulano: qualcuno chiede il seggiolone, qualcun altro segnala un'allergia, e tutto finisce su un foglio scritto di corsa. Poi c'è il tavolo che non si presenta, e te ne accorgi quando è tardi per darlo a chi aspettava.
Questa demo mette un assistente sul WhatsApp del locale. Riconosce dal numero chi ha già prenotato, capisce persone, giorno, ora e richieste particolari, e cerca un tavolo libero nell'agenda, che può stare in un foglio Google o in Google Calendar. Se lo trova scrive la conferma con seggiolone e allergie annotati, e in cucina compare la nota. Il giorno prima parte un promemoria: chi non può venire lo scrive, e il tavolo torna disponibile per chi è in lista. Il cliente sa fin dal primo messaggio che sta scrivendo a un assistente automatico.
Quanto lasciargli fare lo stabilisci tu. All'inizio puoi approvare ogni conferma, più avanti solo i casi fuori regola. I gruppi da otto persone in su e le serate private arrivano a te con i dati già raccolti. Sulle allergie l'assistente prende nota, e al tavolo il cameriere chiede di nuovo.
Va bene anche per pizzerie con sala e osterie con tanti clienti abituali. Le automazioni per ristoranti e pizzerie che abbiamo preparato sono tutte nella pagina del settore.