Metà delle telefonate sono sempre le stesse: gli orari, i documenti da portare, «posso passare a parlarne?». Chi risponde si interrompe ogni volta, e dopo le sei il telefono squilla a vuoto. Il cliente richiama il giorno dopo, o scrive sul cellulare del titolare.
Cosa controlli tu
Nessun parere fiscale al telefono. Su forfettario, detrazioni o avvisi la segreteria fissa un appuntamento o passa la chiamata.
Il cliente sa che parla con un assistente automatico. Può sempre chiedere di lasciare un messaggio a una persona.
Lo studio decide cosa può dire. Risponde solo con le informazioni che avete scritto voi.
Altri casi simili
La stessa logica di automazione applicata ad altre attività:
Domande frequenti
Il cliente capisce che parla con un assistente automatico?
Sì, lo dice all'inizio della chiamata. Chi vuole parlare con una persona lascia un messaggio, che il mattino dopo è in cima alla lista.
Può dare un'informazione fiscale sbagliata?
Risponde solo con le informazioni pratiche che lo studio ha scritto: orari, documenti da portare, dove mandare i file. Su forfettario, detrazioni o avvisi fissa un appuntamento o passa la chiamata.
Serve cambiare numero o centralino?
Di solito no: le chiamate senza risposta o fuori orario si deviano verso il servizio vocale. Come farlo dipende dal vostro operatore e dal centralino, e va verificato.
Con che calendario funziona?
Con Google Calendar o Outlook. Se lo studio usa un calendario diverso, bisogna verificare che permetta di leggere e scrivere gli appuntamenti da fuori.
E se la richiesta è urgente e nessuno è disponibile?
L'assistente la registra come urgente e la passa a chi è di turno. Un orario di richiamata lo dà solo se lo studio ha scritto una reperibilità vera nelle regole; altrimenti dice che è in carico e che i tempi sono quelli dello studio.
Come lavora una segreteria virtuale per lo studio commercialista
Il collaboratore che risponde al telefono perde il filo della dichiarazione che stava controllando, e dopo l'orario di chiusura le chiamate restano senza risposta. Molte riguardano cose che lo studio ha già scritto da qualche parte: orari, documenti, come mandare i file.
La segreteria virtuale risponde quando nessuno è libero e fuori orario, e all'inizio dice al cliente che sta parlando con un assistente automatico. Riconosce il numero, capisce cosa serve e ripete quello che ha capito, così il cliente può correggerla. Alle domande pratiche risponde subito, con le sole informazioni scritte dallo studio. Se il cliente vuole parlare con il professionista guarda il calendario su Google Calendar o Outlook, propone due orari liberi e scrive l'appuntamento; manda la conferma su WhatsApp, con cosa portare, solo dopo aver controllato che l'appuntamento sia davvero in agenda. Chi segue il cliente trova il riassunto della chiamata. A capire le richieste ci pensa l'IA.
Su forfettario, detrazioni o avvisi la segreteria fissa un appuntamento o passa la chiamata, senza dare pareri. Le urgenze vengono registrate e passate a chi è di turno, e chi vuole una persona può sempre lasciarle un messaggio.
Un consulente del lavoro con le chiamate dei dipendenti delle aziende clienti, o uno studio tecnico che passa le giornate in cantiere, riceve chiamate dello stesso tipo. Per altri casi c'è la pagina sull'intelligenza artificiale per commercialisti.