La mattina la casella della segreteria e quelle dei professionisti sono piene. C'è chi chiede l'orario del venerdì, chi vuole il bilancio per la banca, chi inoltra una lettera dell'Agenzia. Le leggete tutte, decidete chi se ne occupa e riscrivete risposte che sapete già a memoria.
Cosa controlli tu
Le bozze le manda una persona. Partono solo con Invia, dalla casella e con la firma di chi le manda.
Documenti solo a contatti verificati. Da un indirizzo mai visto arriva al massimo una bozza senza allegati.
I pareri restano al professionista. Comunicazioni di enti, domande sul caso e solleciti non ricevono risposte automatiche.
Altri casi simili
La stessa logica di automazione applicata ad altre attività:
Domande frequenti
Cosa parte senza che nessuno lo guardi?
Solo le risposte agli intenti che lo studio mette in elenco (informazioni sullo studio, appuntamenti in orari liberi, conferme di ricezione) e solo verso contatti verificati. Un secondo controllo indipendente deve essere d'accordo, altrimenti la risposta resta in bozza. I documenti del cliente sono sempre una bozza.
I colleghi leggono la mia casella?
No. Di un'email arrivata alla tua casella personale i colleghi vedono al massimo che esiste, mai il testo. La casella della segreteria la leggono chi segue il cliente e la segreteria.
Con che posta funziona?
Il sistema legge le caselle in sola lettura ogni due minuti e risponde nella stessa conversazione. Oggi è provato con caselle Gmail; altri provider si verificano con lo studio prima di partire. Il gestionale non è collegato: i documenti si leggono dalle cartelle dei clienti sul server.
Quanto spesso sbaglia lo smistamento?
Nelle nostre prove, su messaggi di prova scritti a mano, lo smistamento è stato giusto nel 95% dei casi. Non è perfetto: per questo i casi incerti scendono di livello invece di partire. Ogni richiesta mostra il motivo del livello, e una persona può cambiarlo, riassegnarla o separare due richieste unite per errore.
Quali email dello studio commercialista ricevono risposte automatiche?
Il cliente scrive al professionista, mette in copia la segreteria e qualche giorno dopo manda un sollecito. In casella ci sono più messaggi per la stessa richiesta, e nessuno sa con certezza se un collega ha già risposto.
Il sistema legge le caselle dello studio in sola lettura; oggi è provato con Gmail, gli altri provider si verificano prima di partire. Riconosce il cliente, unisce copie e solleciti in una richiesta sola e la assegna a chi se ne occupa. Poi sceglie il livello. Le richieste semplici che lo studio ha messo in elenco ricevono risposta da sole, purché il contatto sia verificato e un secondo controllo sia d'accordo. Quando serve un documento del cliente prepara una bozza: trova il file nella sua cartella sul server e lo allega. Le bozze le scrive l'IA, e chi le rivede può chiedere una correzione con il pulsante Riscrivi.
Una bozza parte solo quando qualcuno preme Invia, dalla sua casella e con la sua firma. Pareri, comunicazioni degli enti e domande sul caso restano al professionista. Da un indirizzo mai visto arriva al massimo una bozza senza allegati, e delle mail arrivate alla tua casella personale i colleghi vedono al massimo che esistono.
Un consulente del lavoro con richieste di cedolini su più caselle, o uno studio legale dove si scrive sia all'avvocato sia alla segreteria, ha la stessa confusione in posta. Altri esempi sono raccolti nella pagina sull'intelligenza artificiale per commercialisti.