Il telefono suona mentre fai un check-in, mentre sei a cena, o alle dieci di sera quando la reception è chiusa. Chi non trova risposta prova il numero dopo, o prenota su Booking.
Cosa controlli tu
Dice subito che è un assistente automatico. Chi vuole una persona lascia il numero e viene richiamato.
Non conferma prenotazioni da solo. Raccoglie i dati, confermi tu.
Ogni chiamata ha il suo riassunto, da leggere in mezzo minuto.
Altri casi simili
La stessa logica di automazione applicata ad altre attività:
Domande frequenti
Che voce sente chi chiama?
Una voce sintetica, che all'inizio dice di essere un assistente automatico. Chi vuole parlare con una persona lascia il numero e viene richiamato.
Come arriva la chiamata all'assistente?
Imposti sul tuo numero l'inoltro delle chiamate non risposte, o di quelle fuori orario, verso il numero dell'assistente. Decidi tu dopo quanti squilli.
Conferma le prenotazioni da solo?
No. Raccoglie i dati e prepara la bozza; la conferma la dai tu. Se il gestionale lo permette, tiene la camera in opzione fino alla mattina.
Quali lingue parla?
Quelle che scegli all'attivazione. Ogni lingua si prova prima di metterla in servizio.
Cosa fa un assistente vocale per hotel quando nessuno risponde
È sera, la reception ha chiuso da un pezzo e il telefono dell'albergo squilla a vuoto. Dall'altra parte c'è qualcuno che cercava una camera per il fine settimana: proverà la struttura successiva o aprirà Booking. Lo stesso succede di giorno, mentre sei alle prese con un check-in.
L'assistente vocale prende la chiamata quando nessuno risponde e per prima cosa dice di essere un assistente automatico. Poi capisce che chiamata è. Se è una richiesta di informazioni, risponde con quello che c'è nella guida della struttura; se è un ospite con un problema, passa la cosa a te. Se cercano una camera, guarda nel gestionale cosa è libero per quelle date, propone la sistemazione con il prezzo e prende nome ed email.
La prenotazione resta in sospeso finché non la confermi tu. La mattina trovi il riassunto di ogni chiamata, che si legge in mezzo minuto, e con un tocco fai partire la mail all'ospite con il link per la garanzia. Chi preferisce parlare con una persona lascia il numero e viene richiamato.
È utile soprattutto dove chi gestisce fa anche altro, come il titolare di un B&B che sta spesso in cucina o chi segue una casa vacanze accanto al proprio lavoro. Altri esempi sono tra le automazioni per hotel e strutture ricettive.