Ogni bolla confrontata con l'ordine prima di pagare
Azienda manifatturiera, acquisti e amministrazione
Le bolle arrivano per email, su carta dal magazzino, scansionate male. Controllarle una per una con l'ordine porta via ore, così le piccole differenze si lasciano passare. Poi a fine mese scopri di aver pagato un prezzo più alto, o in produzione manca materiale che risultava arrivato.
Cosa controlli tu
Le tolleranze le fissi tu, anche diverse per fornitore.
Ogni contestazione la firma una persona.
Nessun dato incerto entra nel gestionale. Quello che non si legge bene lo conferma una persona.
Domande frequenti
E le bolle scritte a mano o scansionate male?
Ogni campo letto ha un livello di sicurezza. Se un dato è incerto, la bolla va a una persona con il campo evidenziato in giallo, e niente di incerto entra nel gestionale senza conferma.
Si collega a Zucchetti o TeamSystem?
Si verifica con voi: a volte c'è un collegamento diretto, a volte si lavora su un export giornaliero degli ordini. Le fatture invece arrivano dallo SDI già in formato leggibile, senza bisogno di lettura automatica.
Chi decide le tolleranze?
Voi, anche diverse per fornitore o per articolo. Un articolo che non era nell'ordine viene sempre segnalato, qualunque sia l'importo.
Il sistema registra e paga le fatture da solo?
No. Abbina bolle e ordini e confronta la fattura prima del pagamento; registrazione e pagamento restano a chi li fa oggi.
Altri casi simili
La stessa logica di automazione applicata ad altre attività:
Controllo DDT dei fornitori riga per riga, prima di pagare
In magazzino le bolle si accumulano sul bancone. Alcune arrivano per email, altre su carta insieme alla merce, qualcuna scansionata storta. Confrontarle una a una con l'ordine richiede tempo, e così le piccole differenze passano: una quantità più bassa, un prezzo al metro un po' più alto. A fine mese le ritrovi in fattura, già pagate.
Il sistema legge ogni DDT e ne tira fuori articolo, quantità e prezzo. Ritrova l'ordine nel gestionale e confronta le righe con le tolleranze che hai fissato, anche diverse da un fornitore all'altro. Se è tutto in regola la bolla viene registrata. Se qualcosa esce dalle tolleranze, prepara la mail al fornitore con i numeri esatti della differenza; nella demo il caso è un tubo arrivato in quantità minore e a un prezzo più alto di quello ordinato.
La contestazione la firma sempre una persona, e quello che il sistema non legge con sicurezza lo controlla qualcuno prima che entri in Zucchetti, TeamSystem o SAP. A magazzino si carica la merce davvero arrivata, il resto rimane aperto sull'ordine. Quando dallo SDI arriva la fattura, il sistema la confronta con bolla e ordine prima del pagamento.
Serve anche a un distributore tecnico con molte consegne al giorno o a un ristorante che controlla quello che portano i fornitori. Altri casi sono tra le automazioni per manifattura e forniture B2B.