La settimana del matrimonio il telefono della wedding planner diventa il centralino di tutti gli invitati: a che ora parte la navetta, dove si parcheggia, c'è un menù senza glutine. Le risposte sono già nel programma, ma bisogna darle una alla volta. E intanto ci sono fornitori e sposi da seguire.
Cosa controlli tu
Risponde solo con il programma dell'evento. Quello che non è scritto passa a te.
Sulle allergie non conferma niente da solo. Raccoglie e passa alla planner.
Gli imprevisti arrivano subito a te.
Domande frequenti
Cosa risponde se chiedono di un'allergia?
Mette l'invitato nella lista per il catering e dice che confermerà la planner. Non dice mai da solo che un piatto è sicuro, e le allergie gravi arrivano anche a te come avviso.
Serve un numero nuovo per ogni evento?
Serve un numero WhatsApp Business da scrivere nell'invito. Si può usare lo stesso per più eventi, purché la lista invitati dica chi appartiene a quale.
E se il programma cambia?
Carichi la versione nuova e l'assistente risponde da quella. Chi è toccato dal cambio riceve un messaggio solo dopo la tua decisione.
Gli sposi vedono le conversazioni?
Le conversazioni restano alla planner. Cosa condividere con gli sposi lo decidi tu.
Altri casi simili
La stessa logica di automazione applicata ad altre attività:
Un chatbot per gli invitati del matrimonio, su WhatsApp
Il programma del matrimonio, di solito, è già tutto scritto: orari della cerimonia, partenze delle navette, indirizzo della location, menù e alternative. Gli invitati però scrivono lo stesso alla wedding planner, uno per uno, e quasi sempre negli ultimi giorni, quando lei ha fornitori e sposi da seguire.
Il chatbot risponde su WhatsApp usando solo quel programma. Riconosce l'invitato dalla lista che tieni in un foglio Google, trova la risposta e la manda. Intanto mette insieme quello che gli invitati raccontano: nell'esempio della demo, chiedendo a che ora arriva il treno, si accorge che un gruppo sbarcherà in stazione dopo l'ultima navetta. La planner sente il noleggiatore, aggiunge le corse, e il sistema avvisa solo chi è interessato.
Sulle allergie l'assistente non conferma niente: raccoglie le richieste in una lista per il catering e la passa alla planner. Quello che nel programma non c'è arriva a lei, e gli imprevisti le arrivano subito.
Funziona anche fuori dai matrimoni, per i partecipanti di un congresso o di un viaggio incentive aziendale, e per le location che seguono gli ospiti degli sposi. Altri esempi sono tra le automazioni per eventi e matrimoni.